Составляем письмо (E-mail) обращение

Нередко случается, что для решения собственных вопросов нам нужно составить письмо-обращение официального характера и направить его в какие-либо инстанции.

В эпоху развития компьютерных технологий и Интернета такие письма отправляются по электронной почте, что практически не меняет требований к их составлению. Электронное письмо официального характера выглядит так же, как и физическое, оформленное на бумаге, поэтому задача несколько упрощается.

Итак, составляем письмо (E-mail) обращение. С чего начинать? Что в него включить? О чем стоит упомянуть для придания электронному документу большей официальности? Приступим.

Составление официального письма-обращения: что делать

В первую очередь стоит указать полную должность, фамилию, имя, отчество получателя. К примеру:

«Директору ОАО «Что делать» Прохорову И.И.» и отступ строки.

Во-вторых, не забываем об обращении к человеку, которое может выглядеть как: «Уважаемый господин Прохоров» или «Уважаемая госпожа Прохорова». Причем имени и отчества здесь уже не используется. Только фамилия. После чего выравниваем обращение по центру.

На третьем шаге (примерно третий абзац) составляется преамбула, краткая вступительная часть, в которой излагаются наши задачи, цели и причины обращения, а также изложение того, что мы ожидаем от оппонента/получателя E-mail письма-обращения.

К примеру: «Я (свое ФИО и должность) хотел бы получить разъяснения по поводу бракованной партии морозильных камер, поступившей в период с …. по ….».

Следующим абзацем будет раскрыта главная мысль вашего письма-обращения, в которую включается наше собственное видение проблемы, затронутой в преамбуле (во вступлении). Здесь же допустимо указать собственные идеи по поводу разрешения задачи и операции, требуемые от адресата. Какие действия должен выполнить человек, читающий письмо, и почему мы обращаемся именно к нему?

Четкость, сжатость и точность – главные требования к основной части. Не стоит перечислять, что вы негодуете, злитесь, а тем более оскорблять получателя письма, сконцентрировав внимание на решении задачи.

В основной части неплохо изложить аргументы, подкрепляя их конкретными цифрами, выводами комиссии, результатами исследования или осмотра. Цифры скажут гораздо больше, а дополнив их точными датами можно действительно рассчитывать на плодотворное воздействие нашего письма и скорейшее решение проблемы или поиск компромисса.

Последняя (заключительная) часть оформляется в виде надежды на положительное и быстрое избавление от проблем, затронутых в письме. Например:

«Выражаю надежду на то, что Вы урегулируете проблему, компенсируете ущерб, предоставите разъяснения и т.д., оповестив меня о Вашем решении в ближайшие сроки, и наше сотрудничество не нарушится ввиду вышеупомянутых неприятностей…».

Собственно, все компоненты официального письма-обращения составляются в свободном виде, поэтому не бойтесь ошибиться. Главное – оппонент должен узнать о наших проблемах или неприятностях, а также допустимых путях их разрешения.

В конце письма-обращения ставится подпись отправителя, состоящая из:

  • проявления уважения к получателю письма («С Уважением …»);
  • занимаемой нами должности (если такой нет, пишем просто – гражданин/гражданка);
  • нашей фамилии, имени и отчества;
  • даты (по усмотрению отправителя, т.к. все электронные письма снабжаются датой по умолчанию).

Постскриптум аналогичным образом заполняется или не заполняется по усмотрению отправителя. Если он заполнен, то должен содержать что-то вроде «Заранее благодарен за …» или же включать важные факты, которые не попали в основное содержание. Например:

«P.S. За период с …. по …. нами получено столько-то морозильных камер, которые оказались нерабочими/бракованными. При этом процент брака за время нашего сотрудничества возрос до … процентов».

Таким образом, этого письма-обращения будет вполне достаточно, чтобы ознакомить человека с нашими недовольствами и предоставить оппоненту возможность исправить ситуацию в лучшую сторону.

Содержание и наполнение письма-обращения – по усмотрению отправителя, но не стоит забывать об официальности документа, не растягивая его на длинные страницы. Так, послание аналогичного содержания должно умещаться в 4-5 абзацев, что является средней нормой для таких писем.

В случае, если это письмо является ответом на поступивший запрос, разумно использовать цитаты и общую форму основного письма. Ну, а об отсутствии грамматических, пунктуационных и стилистических ошибок, наверное, говорить не нужно?

Добавить комментарий